СЭД

В рамках проекта, реализованного в «ЭкоНива», специалисты Softline автоматизировали согласование договорных документов, организовали регистрацию входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты. Кроме того, автоматизирован процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения. Для реализации задач использовалась интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Главной задачей стала автоматизация согласования договорных документов. Ранее данный процесс осуществлялся по электронной почте. С ростом количества договоров и участников согласования этот инструмент перестал быть эффективным, сотрудники агрохолдинга тратили большое количество времени на процесс утверждения договоров.

Для оптимизации договорных процессов были переработаны карточки договоров и дополнительных соглашений, прописаны новые условия согласования. Также эксперты разработали вычисляемые роли согласования в зависимости от организации, что позволило унифицировать правила для всех юридических лиц агрохолдинга. Модификация справочника «Наши организации» позволила унифицировать согласование, которое строится на ролевой модели.

В настоящий момент более 2600 сотрудников «ЭкоНивы» подключено к решению благодаря проведенной интеграции с Active Directory. В системе хранится более 28 тыс. договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 тыс. были импортированы как исторические данные.

За девять месяцев работы над проектом в «Биннофарм Групп» было организовано электронное хранилище для финансовых, кадровых, договорных и закупочных документов, настроена бесперебойная работа в новой системе более чем для 1 тыс. сотрудников. Компания перевела бизнес-процессы работы с документами в систему Directum RX и интегрировала ее с корпоративными информационными системами «Контур.Диадок», SAP ERP, «1С:УПП» и «1С:ЗУП».

В планах «Биннофарм Групп» тиражировать Directum RX на производственные площадки компании, совершенствовать и кастомизировать действующие решения, автоматизировать процессы управления служебными командировками, авансовыми отчетами и другими кадровыми документами.

«Петропавловск» организовал единую систему управления бизнес-процессами и документами на платформе Directum RX. В результате цифровизации все сведения о поставщиках компании хранятся в едином досье. Пользователи системы из разных подразделений и предприятий группы могут оценить риски не только в контексте одной сделки, но и увидеть общую картину благонадежности контрагента.

До внедрения Directum RX договорная работа в Группе велась в системе «1С:Документооборот», а согласование — по электронной почте или на бумаге. В используемых системах не было удобных инструментов для контроля контрактования. Срок согласования договора затягивался из-за проверки службой экономической безопасности каждого отдельного документа.

Теперь при занесении поставщика в систему достаточно проверить его один раз, а после периодически обновлять сведения. Данные о контрагенте актуализируются каждые шесть месяцев. Если служба экономической безопасности не обновила сведения о поставщике, то Directum RX блокирует заключение договора.

В результате внедрения Directum RX проверка контрагентов стала занимать один день. При этом снижены риски заключения договоров с недобросовестными поставщиками, досье контрагентов содержит актуальную информацию и хранится в единой базе. Срок согласования договора сократился за счет исключения лишних процедур проверки.

Помимо проверки службой экономической безопасности в ГК «Петропавловск» используют сторонние сервисы. Уведомления об изменении информации о контрагенте из внешней системы заносятся в Directum RX. После распознавания сообщения в досье контрагента автоматически создается запись, и в службу экономической безопасности уходит задача на внеплановую проверку.

Также система автоматически проверяет контрагентов по различным спискам (черный список, аффилированных лиц и др.). Если поставщик обнаруживается в таком списке, согласование направляется по отдельно настроенному маршруту.

Как сообщают в «Газпром инвест», прежней системе не хватало функциональности, гибкости, дружелюбного интерфейса. В рамках исполнения поручений ПАО «Газпром» по импортозамещению программных продуктов новая система электронного документооборота Directum RX была развернута на ОС семейства Linux, с СУБД Postgres Pro. Подрядчиком выступил партнер Directum – компания Innostage.

Проект внедрения Directum RX охватил 12 филиалов по всей стране и 5 тыс. человек, среди них 20 топ-менеджеров компании. Около 3 тыс. пользователей работают в системе одновременно. Они обмениваются служебными записками, управляют входящей и исходящей корреспонденцией; согласуют и утверждают организационно-распорядительную документацию; совместно редактируют проекты документов; используют поиск документов; управляют нормативно-справочной информацией и данными организационно-штатной структуры.

За первые 3 месяца 2022 года в системе Directum RX было создано более миллиона документов и отправлено более 650 тыс. задач.

После внедрения Directum RX в компании увеличилась скорость обработки документов и задач, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников и прозрачность процессов для руководителей. В дальнейшем «Газпром инвест» планирует цифровизировать кадровые бизнес-процессы, а также внедрить интеллектуальные сервисы Directum Ario.

«ЭВЕР Нейро Фарма» – российский партнер крупного международного фармацевтического производителя полного цикла EVER Pharma. Компания специализируется на исследованиях, разработке и производстве лекарственных препаратов по направлениям: неврология, интенсивная терапия, онкология, анестезия, гормональная терапия, лечение болевых синдромов.

К 2021 году динамика развития бизнеса ООО «ЭВЕР Нейро Фарма» требовала перевести большее количество процессов в автоматизированный формат для быстрой обработки документов. Объем бумажного документооборота компании возрастал. Поиск, обработка, передача документов занимали много времени. Из-за большого количества операций, совершаемых вручную, повышался риск ошибок.

Было принято решение на базе существующей платформы «1С:Предприятие 8.3» внедрить систему электронного документооборота предприятия «1С: Документооборот 8», которая позволила бы решить самую актуальную на тот момент задачу – перенести процесс согласования рекламных материалов из почтовых систем в СЭД. Специалисты CorpSoft24 реализовали проект за полтора месяца. В рамках внедрения было разработано пять шаблонов разных видов рекламной продукции. Кроме того, был создан процесс маршрутизации рекламы в зависимости от идентификации продукта.

В итоге были выполнены все основные цели проекта: повышение прозрачности процессов документооборота, исполнительской дисциплины, контроль исполнения поручений, сокращение объема бумажного документооборота. А также сокращение сроков и исключение ошибок при оформлении документов, обеспечение контроля и повышение скорости обработки, рассмотрения и согласования документов.

Кроме того, с помощью «1С:Документооборот» был автоматизирован процесс определения справедливой рыночной стоимости лекторской активности. В ходе реализована интеграция системы с существующим решением «1С:Зарплата и управление персоналом». В систему загружено более 200 документов по процессу определения рыночной стоимости лекторской активности, созданы необходимые базы данных, реализована быстрая отчетность о проведенных лекторских активностях и контроля сотрудников. В итоге была автоматизирована деятельность пяти подразделений, насчитывающих в общей сложности около 150 конечных пользователей. Автоматизация данного процесса позволит обрабатывать более 1 тыс. различных документов по процессу в год, которые ранее обрабатывались в ручном режиме сотрудниками разных отделов.

За четыре месяца РЭУ им. Плеханова перешел с устаревшей системы электронного документооборота, которую использовал 12 лет, на Directum RX. Если раньше сотрудникам приходилось выполнять много действий вручную, то сегодня благодаря новой системе университет ускорил процессы создания, согласования и подписания документов.

Проект стартовал в декабре 2020 года. Внедрение Directum RX специалисты университета проводили самостоятельно, команда состояла из четырех сотрудников. Они цифровизировали процессы делопроизводства, договорную деятельность и организацию совещаний: настроили в Directum RX регламенты, работавшие в прежней системе, а также добавили новые. Команда самостоятельно принимала решения об изменении бизнес-процессов. При этом код не переписывали, а использовали «коробочную» функциональность системы.

Сотрудники обучались работе в Directum RX с помощью специального руководства и видеокурсов. Все материалы по работе в системе доступны для пользователей на портале университета.

Благодаря внедрению новой системы ускорились процессы документооборота, включая согласование и подписание. Пользователи отмечают сокращение трудоемкости на выполнение рутинных операций и удобство работы в веб-версии и в мобильном приложении Directum Jazz.

«Евротрейдинг» является крупнейшим российским производителем пластиковых и бетонных систем поверхностного водоотвода. До сих пор большой объем финансовой документации в компании обрабатывался вручную, что требовало больших временных и человеческих ресурсов. К тому же, при заведении документов в архив или систему учета вручную была высока вероятность допущения ошибок. Компании был необходим такой инструмент для автоматизации процесса обработки документации, который позволял бы не только повысить скорость операции, но и предоставить аналитику по обработанным документам, проверить их корректность и комплектность, а также выгрузить данные в «1С».

Чтобы выбрать оптимальное решение, специалисты Softline провели для компании тестирование ряда продуктов, в результате которого было выявлено, что всем требованиям заказчика полностью отвечает платформа SOICA. Решение предназначено для автоматизированной обработки документов и включает функции распознавания и роботизации.

В результате автоматизации ввода документации в учетные системы клиент смог полностью уйти от ее ручной обработки. Это позволило сократить временные затраты, упростить бизнес-процессы, а также снизить риск ошибок из-за влияния человеческого фактора.

В рамках проекта было организовано обучение работе с новым решением. Это помогло компании освоить широкий функционал продукта и настроить его под себя. Для того, чтобы платформа могла идентифицировать разные виды финансовых документов и группировать их по комплектам, было разработано шесть различных шаблонов документов.

«Хлебпром» входит в число ведущих российских производителей кондитерского рынка. Рост компании, изменение бизнес-процессов, необходимость быстрой адаптации процессов документооборота потребовали наличие гибкой системы управления. Одним из важнейших критериев при выборе новой платформы стала доступность современных технологий в решении «из коробки», без трудного процесса адаптации. Помимо широкого функционала, безопасности и производительности, она должна была обеспечивать возможность работы в облаке и гибкое построение аналитических отчетов. Также важным фактором, влияющим на выбор системы, была возможность интеграции с ERP-системой и наличие в платформе мобильного приложения и решения для межкорпоративного обмена с контрагентами.

По итогам конкурса партнером для реализации этой задачи стала команда Softline. После тестирования на бизнес-задачах компании различных систем выбор был сделан в пользу Direсtum RX.

По результатам внедрения и настройки системы в компании «Хлебпром» были автоматизированы бизнес-процессы согласования, регистрации и контроля исполнения приказов по основной деятельности; согласования служебных записок и передачи на исполнение; согласования и управления доверенностями; согласования отпусков; согласования заявок на командировку; согласования договоров, дополнительных соглашений и спецификаций.

Через систему ежемесячно проходит около 200 приказов, 400 служебных записок, 120 доверенностей, 200 заявлений на отпуска и командировки, 200 договоров и 500 дополнительных соглашений. На текущий момент база Directum RX содержит тысячи разнообразных документов с историей их движения и исполнения.

Ранее документооборот и делопроизводство в органах исполнительной власти, подведомственных учреждениях и муниципалитетах Тюменской области вели в разных программах. По этой причине часто возникали сложности с интеграцией и настройкой ПО, в том числе из-за различия функциональности и версионности систем, тем самым усложнялись их сопровождение и техническая поддержка.

Для создания единого решения для всех уровней власти была проведена конкурсная процедура в соответствии с 44-ФЗ. По ее результатам в Тюменской области стартовали проект внедрения системы на базе Directum RX. В системе поддерживается работа со свободным общесистемным и офисным ПО: ОС семейства Linux, СУБД PostgreSQL, пакеты LibreOffice, Мой Офис, Р7-Офис и Onlyoffice.

Благодаря внедрению Directum RX в Тюменской области автоматизировано рассмотрение обращений граждан, поступающих с регионального портала услуг, ускорена подготовка корреспонденции и обмен с федеральными органами власти и иными субъектами РФ, а также повышена оперативность работы сотрудников и усилен контроль исполнительской дисциплины.

На данный момент к Directum RX подключены 252 подведомственные организации и 278 органов местного самоуправления. В единой системе работают свыше 7 тыс. пользователей, в том числе 100% государственных гражданских служащих.

В течение 2022 года к работе в единой системе присоединится Администрация г. Тюмени. Также в Правительстве Тюменской области рассматривают внедрение интеллектуальных сервисов Directum Ario для обработки входящей корреспонденции и другие решения, которые можно реализовать на базе новой системы.

С 2014 года FrieslandCampina в России использует для работы с договорной документацией и доверенностями СЭД на базе платформы Docsvision. В марте 2021 года она завершила работы по обновлению системы и доработке ее функциональности. Проект выполнен при помощи «Диджитал Дизайн».

В первую очередь для увеличения производительности системы было произведено ее обновление до версии платформы Docsvision 5.5, а самые масштабные изменения затронули процесс согласования договорной документации в части определения маршрута и способа хранения шаблонов. Теперь в системе хранится более 100 шаблонов договоров. На основе выбранного типа договора и заполненной карточки система добавляет шаблон документа и определяет маршрут согласования. Таким образом решение было переведено с варианта использования вендорского конструктора согласования на новый фреймворк определения необходимого маршрута. При этом решение использует динамически меняющийся маршрут, позволяющий быстро согласовывать документы, по которым у экспертов не возникло вопросов, в то время как договоры, требующие доработок, рассматривает более широкий круг экспертов.

Для удобства пользователей был внедрен сервис почтовых уведомлений, позволяющий выполнять задания по рассмотрению договорных документов непосредственно из электронной почты. Информационное письмо содержит все нужные данные о задании и файлы для ознакомления, и исполнителю теперь не нужно переходить в СЭД для выполнения операции. Также была настроена структура папок хранения, а их содержимое отображается в соответствии с ролью пользователя.

За счет обновления системы, нового подхода к работе с шаблонами документов и автоматического определения маршрута согласования удалось повысить операционную эффективность процесса запуска договора с учетом его вариативности. Также была повышена производительность и улучшена эргономика системы, создана техническая база для ее дальнейшего развития.