Контакт-центры

Новая платформа внедрена на замену прежнему решению, которое не отвечало требованиям надежности и существенно ограничивало возможности получения необходимой отчетности. С помощью Naumen Contact Center «МедИнвестГрупп» маршрутизирует входящие обращения пациентов среди более 30 региональных филиалов. Система сама определяет адресата вызова в зависимости от кода города и номера телефона абонента. Распределение входящих обращений среди операторов контакт-центра осуществляется с помощью IVR-скриптов, учитывающих наличие выходных, праздничных и укороченных рабочих дней. В нерабочее время входящие вызовы обслуживает автоинформатор, который сообщает о графике работы медучреждений.

Большой объем работы специалистов контакт-центра также связан с обзвоном пациентов, номера которых приходится набирать в ручном режиме, в том числе из бумажных документов. Этот процесс требовал более высокой степени автоматизации. Теперь при вводе номера в рабочем окне оператора открывается анкета пациента, а при завершении звонка заполненные данные автоматически сохраняются в системе.

Как отмечает Яна Гудым, генеральный директор «МКЦ-МИГ», пандемия коронавируса привела к существенному росту нагрузки на все медучреждения. Это не могло не отразиться на работе контакт-центра. По сравнению с доковидным периодом среднее количество входящих обращений возросло в 1,5 раза, участились сбои в работе телефонии. Переход на платформу Naumen обеспечил стабильную работу контакт-центра. За счет автоматизации процессов удалось справиться с возросшей нагрузкой практически без увеличения штата сотрудников. Кроме того, появились эффективные инструменты для аналитики и контроля качества работы персонала.

Омниканальный контакт-центр Teleperformance построен на базе нескольких решений, включая Avaya Aura Call Center Elite Multichannel. Для расширения его возможностей была проведена значительная модернизация существовавших в компании систем Avaya. В частности, была выполнена установка последней версии ПО мультимедийного контакт-центра, а разнесение отдельных компонентов на разные физические сервера позволило перераспределить нагрузку на систему. Также была установлена подсистема Avaya CSPortal, позволяющая создавать кастомизированные под требования компании чаты взаимодействия с клиентами. Кроме того, были увеличены мощностные показатели базы данных системы мультимедийного контакт-центра.

Обновленный мультимедийный контакт-центр на базе Avaya EMC позволяет обеспечить стабильную работу более 300 операторов в круглосуточном режиме.

В Уралсибе стояла задача как можно быстрее уйти от использования сетевых ресурсов и разрозненных документов, поэтому вначале контент перенесли в базу знаний, а уже после провели его адаптацию, переработали структуру и содержание. После появления выделенного контент-менеджера работа над материалами в базе знаний пошла еще быстрее, и удалось добиться качественных улучшений в показателях эффективности работы операторов.

На основе нового решения разработан единый источник знаний для операторов контакт-центра: контент, который раньше хранился в сетевых папках, теперь располагается в базе знаний с точной и быстрой поисковой системой. Структура контента в базе знаний была разработана с нуля с учетом частоты использования материалов: упростился поиск информации, снизилось среднее время обработки звонков и сообщений в чатах (AHT), а качество ответов сотрудников на вопросы клиентов улучшилось на 30%.

На качество клиентского обслуживания повлияло применение встроенной персонализированной ленты обновлений, в которой отображаются сообщения об изменениях в контенте. Убедиться в том, что операторы ознакомились с информацией, помогает система оповещений: прочтение приоритетных сообщений подтверждается мини-тестом или нажатием кнопки.

Для повышения эффективности работы с базой знаний проведено обучение принципам менеджмента знаний: для контент-менеджера были составлены регламенты по работе с базой знаний и инструкции по созданию и редактированию статей. Это позволило сделать материал понятным даже для новых сотрудников.

Следующим этапом станет подключение к базе знаний порядка 1 тыс. сотрудников точек продаж и специалистов, которые относятся к остальным бизнес-подразделениям компании.

В ходе проекта для агрегатора X5 был оперативно организован контакт центр, на начальном этапе выделено 10 операторов, а также разработаны для них сценарии разговоров. Контакт-центр рассчитан на 50 тыс. входящих и 35 тыс. исходящих звонков, 45 тыс. отзывов и чатов ежемесячно. Среднее время обработки нестандартных обращений составляет 15 минут. Сотрудники контакт-центра проводят опросы и телефонные кампании для поддержки маркетинговых акций, актуализируют базы данных. За обеспечением своевременного и качественного выполнения поставленных целей и предотвращением сбоев в работе операторов отвечает персональный супервизор.

Как отмечает директор бизнес-единицы X5 FoodTech Евгений Чечеткин, пандемия вызвала взрывной рост сервисов доставки. Специалисты контакт центра, развернутого «Ростелекомом», отвечают на вопросы покупателей по телефону и электронной почте, в соцсетях и мессенджерах. Это помогает увеличить охват аудитории и способствует повышению скорости оформления заказов.

До начала реализации проекта у «Асконы» не было единых стандартов и процессов коммуникаций с клиентами в различных каналах, а сотрудники контакт-центра использовали несколько инструментов, что снижало скорость взаимодействия с покупателями. Новая платформа, построенная при помощи «Норбит», объединила каналы коммуникаций: телефонию, SMS, социальные сети, мессенджеры, электронную почту и другие. Такой подход повысил эффективность операционной деятельности, позволил сотрудникам отслеживать всю историю взаимодействия с клиентом, получать и оперативно транслировать покупателю актуальную информацию о состоянии и истории покупок клиента, начислений и списания баллов программы лояльности.

В 2021 году количество пользователей системы достигло 300 сотрудников. Ее возможности позволяют автоматически идентифицировать клиента по номеру телефона и предоставлять онлайн-консультацию по его обращениям и заказам. Благодаря запуску нового решения скорость обработки входящих запросов увеличилась на 30%, что существенно повысило качество обслуживания потребителей.

Чат-бот, доступный на сайте компании, а также в мессенджерах, помогает решать часть вопросов клиентов без привлечения операторов. Автоматизированный процесс обработки обращений включает единые правила регистрации и маршрутизации, с помощью которых обращения с определенными характеристиками попадают конкретным специалистам, качество работы которых непрерывно контролируется.

Важной частью нового продукта стала агрегация обратной связи, что позволяет обеспечить непрерывность изменений в рамках омниканального развития и улучшения качества сервиса.

Исследование показало, что на фоне общей высокой цифровизации банковской отрасли, автоматизация контакт-центров банков остается на невысоком уровне. Его результаты построены на основании опроса 19 ведущих производителей технологических решений для контакт-центров, а также данных аналитического центра «Крок».

Как отмечают аналитики, в пандемию на удаленные каналы обслуживания клиентов и потенциальных клиентов легла колоссальная нагрузка, которая сохраняется и до сих пор. В этих условиях банкам крайне важно быть уверенными в совершенстве технологий контакт-центра, его удобстве и эффективности. От «скиллов» сотрудника, его осведомленности о продуктах и их условиях зависит лояльность клиента и его желание оставаться пользователем сервисов банка. И наоборот, некачественная поддержка, длительное ожидание или неудобная форма взаимодействия, непонимание реальной потребности и длительное решение проблемы ведут к оттоку клиентской базы и финансовым потерям.

Эксперты считают, что современные технологии для автоматизации контакт-центров закрывает текущие потребности банков. Однако большинство финансовых организаций не в полной мере внедряют доступные технологии, вследствие чего в среднем теряют 21% клиентов и 24% потенциально возможных продаж. Основными причинами убытков респонденты назвали повышение времени на обработку обращения, снижение качества обслуживания и лояльности клиентов, а также высокие трудозатраты.

Для достижения значимого бизнес-эффекта банкам нужно переходить от точечных внедрений к целостному подходу к цифровизации и отказу от ряда рабочих, но устаревающих технологий. По оценкам «Крок», при комплексной автоматизации банки могут экономить в среднем более 20% расходов на содержание контакт-центра.

В Топ-5 банков с наиболее высоким уровнем автоматизации контакт-центров вошли «Сбербанк», «АльфаБанк», «Тинькофф», «ВТБ», «Открытие». Самыми популярными решениями, внедряемыми в банках в 2020 году, стали IVR (интерактивное голосовое меню), голосовые и чат-боты, а также речевая аналитика и омниканальность. По мнению экспертов, выбор этих решений банками обусловлен тем, что они приносят наиболее быстрый бизнес-эффект.

Респонденты отметили, что тенденция на внедрение перечисленных решений сохранится и в 2021-2022 годах. При этом роль омникальных решений ощутимо возрастет вследствие перехода банков от мультиканальной к омниканальной модели контакт-центров. В список наиболее популярных технологий также войдет активно проникающая в финансовую отрасль система голосовой биометрии. Кроме того, в банках будут востребованы решения для создания базы знаний, позволяющие упорядочить нарастающую рассинхронизацию данных в различных каналах контакт-центров.

Специалисты контакт-центра «Райффайзенбанка» объединены в группы, которые отвечают за различные сегменты клиентов. Нагрузка в каждом из этих сегментов носит динамический характер, поэтому для обеспечения высокого уровня клиентского сервиса независимо от нагрузки на линии в разное время требуется разное количество специалистов. Ранее за уровнем доступности следили супервизоры, перераспределяя ресурсы специалистов между сегментами на основании отчета в реальном времени. Автоматизация контроля за доступностью сегментов с помощью предиктивных алгоритмов Business Advocate позволит банку эффективнее использовать ресурсы контакт-центра и одновременно освободить управляющий персонал от рутинных задач.

Новое решение позволяет для каждого сегмента клиентов указать цель в терминах бизнеса, и выдерживать ее в течение дня, используя такие инструменты, как подключение и отключение операторов других сегментов, динамическая приоритезация и многоуровневая защита от перегрузки наиболее важных сегментов. В результате банку удается обеспечивать доступность контакт-центра даже в часы пиковой нагрузки без дополнительных ручных настроек и переключений операторов.

Основным индустриальным трендом стал запуск новых сервисов для бизнес-процессов, которые в результате пандемии были переведены в онлайн. Так, контакт-центры стали чаще принимать заказы в магазинах, вести запись на прием в поликлиники и другие учреждения, консультировать потребителей с помощью чат-ботов и онлайн-помощников.

В то же время рост цифровых сервисов практически не повлиял на голосовые услуги: на них по-прежнему приходится в среднем более 75% работы контакт-центров. В эпоху цифровых коммуникаций возможность пообщаться с оператором-человеком приобретает все большую ценность для клиентов, и контакт-центры не торопятся отказываться от голосовой связи. В некоторых случаях возможность поговорить с живым оператором и вовсе незаменима: согласно исследованию, к таким ситуациям относятся вопросы, требующие специальной экспертизы (72% респондентов), обслуживание VIP-клиентов (65%), сложные сценарии реагирования (64%) и работа с возражениями (61%).

Исследование выявило, что среди основных трудностей, с которыми столкнулись российские контакт-центры в пандемийный и постпандемийный период, оказалась необходимость дополнительной психологической подготовки операторов в связи с возросшей нагрузкой. В числе других вызовов респонденты назвали факторы, связанные с переходом на дистанционный формат работы. На «удаленку» перевели своих сотрудников 87% российских контакт-центров: из них почти треть (29%) полностью перешли на новый формат и еще четверть (25%) перевели на него более половины операторов.

При этом вернуться к традиционному формату в полном объеме собирается лишь один из пяти контакт-центров. Перевести обратно в офис менее половины сотрудников планируют 23% компаний, а более четверти (26%) участников исследования намерены и дальше работать дистанционно. Это означает, что услуги большинства контакт-центров будут фактически оказываться из домашних офисов операторов.

Главными сложностями организации работы удаленных операторов участники исследования назвали нестабильное качество интернет-соединения (56%), соблюдение информационной безопасности (46%) и необходимость обеспечить одинаково высокое качество передачи голоса (45%).

Реализованная в контакт-центре технология позволяет анализировать огромные массивы диалогов клиентов с сотрудниками банка. При этом с помощью речевой аналитики контролируется соблюдение стандартов общения, операторы в случае необходимости проходят дополнительное обучение.

Как отмечает директор департамента клиентского сервиса и заботы о клиентах МКБ Лада Швец, выборочное прослушивание диалогов контролерами позволяло проверить всего около 2% звонков, а речевая аналитика уже на старте проекта автоматически анализирует 78% обращений. В будущем планируется анализировать 100% обращений. Полная автоматизация проверки стандартов ведения диалогов позволит направить высвобождаемый ресурс контролеров на проверку корректности и полноты предоставления финансовой информации клиенту.

В планах банка – внедрение аналитики и в каналы чатов, что позволит анализировать не только сами тексты, но и такие параметры, как время до первого ответа оператора в чате, максимальное время ответа оператора и др.

Контакт-центр Райффайзенбанка обрабатывает более 15 тыс. звонков и чатов день. В этой связи ключевой целью внедрения WFM-системы стало повышение автоматизации процессов, связанных с управлением нагрузкой контакт-центра. В результате внедрения решения время построения расписания сократилось с 1,5-3 часов до 5-7 минут, а прогноз по количеству обращений и потребности в операторах на месяц строится в пределах 10-15 минут с точностью до 90%.

В данный момент при расчете потребности в операторах и построении прогноза в контакт-центре банка Naumen WFM использует исторические данные и строит расписание, учитывая навыки работы сотрудника в текстовых и в голосовых каналах. Сотрудники следят за актуальным расписанием в личном кабинете, при помощи которого есть возможность формировать заявки на изменение рабочего графика и обмениваться сменами и оставлять индивидуальные предпочтения по графику работы.

Еще одним обновлением в работе контакт-центра стала возможность видеть статусы сотрудников в двух системах одновременно с помощью онлайн-мониторинга. В Райффайзенбанке WFM-система параллельно учитывает и агрегирует доступность сотрудников в системах неголосового канала и Avaya, что позволяет видеть активность сотрудника независимо от его авторизации. Она также интегрирована с системой внутреннего учета персонала контакт-центра для получения актуальных данных по сотрудникам, и с чат-платформой, которая передает историческую статистику по диалогам и онлайн-статусы активности операторов.

Чтобы учесть требования безопасности банка была разработана ролевая модель для разграничения доступа операторов, менеджеров и аналитиков, настроена их аутентификация.