Mary Kay реализовала проект по роботизации рутинных процессов на базе решений UiPath. Это позволило снизить вероятность ошибок и освободить человеческие ресурсы для решения интеллектуальных и творческих задач.
За последние три года компания роботизировала около 50 разных процессов, включая даже временные, когда небольшие затраты могли дать быстрый и ощутимый эффект. Для этого использовались решения UiPath Robots, UiPath Studio, UiPath Orchestrator.
Как отмечает Николай Бычков, руководитель центра компетенций по автоматизации бизнес-процессов Mary Kay, компания начала поиск партнера, когда осознала, что имеющимися средствами и силами не может решить часть важных задач по автоматизации. Технология RPA показалась ее специалистам очень удачной и оптимально соответствующей потребностям. Уже первые проекты по роботизации процессов принесли ощутимую финансовую выгоду, а сотрудникам позволили заниматься более интересными вопросами.
Первым масштабным проектом для Mary Kay стала роботизация процесса сверки счетов транспортных компаний. Для бизнеса компании очень важна грамотно налаженная логистика, поскольку компания реализует свою продукцию по всей России и сотрудничает сразу с несколькими транспортными компаниями, с каждой из которых существует сложная система договоренностей и скидок. До реализации проекта роботизации сверкой счетов занималась сотрудница, которая делала это вручную. Когда эту задачу переложили на робота, сотрудница смогла переключиться на коммуникацию с партнерами, в результате чего ей удалось добиться пересмотра условий работы с ними в сторону большей выгоды для Mary Kay. Таким образом, роботизация процесса принесла двойной эффект: робот стал делать рутинную работу быстро и без ошибок, а сотрудница сумела улучшить условия договоров. Суммарная экономия для компании составила до 17% от расходов на доставку по России.
Если говорить о потенциальной экономии времени, то один из самых впечатляющих результатов удалось получить в казахстанском филиале, где сложный многосоставный процесс сверки таможенной декларации с сопроводительными документами при приеме поставки удалось при помощи робота сократить с одного дня до считанных минут.
Еще одна сфера, в которой роботизация принесла ощутимый эффект, — финансовая сверка. Ранее ею занимались сотрудники из двух разных отделов, а потом рутинные операции стал выполнять робот и процесс значительно упростился. Среди других роботизированных процессов — заказ новых номенклатурных кодов, распознавание договоров, а также внутренние ИТ-процессы.
Основная трудность, с которой столкнулась компания — страх части сотрудников, которые считали, что их работа будет больше не нужна. Тем не менее, со временем и они осознали, что эффект от роботизации для них выгоден. Непросто было и решить вопрос с информационной безопасностью, в частности, наладить систему доступов для робота.
Время, необходимое для роботизации каждого процесса в Mary Kay, зависело от его сложности. Так, пилотный проект для процесса финансовой сверки, который был изначально запущен в казахстанском филиале компании, разрабатывали в течение двух месяцев. Еще три месяца пришлось потратить на адаптацию его для России.
В целом использование роботов UiPath позволило Mary Kay сэкономить, по самым аккуратным подсчетам, 15 FTE (full-time equivalent — эквивалент полной занятости одного сотрудника компании). Этот показатель помогает оценивать степень продуктивности коллектива за определенный период времени. В планах компании — масштабирование роботизации процессов на другие регионы, в каждом из которых есть свои особенности.
