Если у бывших сотрудников остается доступ к корпоративной почте, чатам и облачным документам, это может создать определенные риски как в плане случайного удаления или внесения изменений в корпоративные документы, так и в плане сохранности интеллектуальной собственности, коммерческих тайн и других конфиденциальных данных. В случае утечки такой информации в сеть ей могут воспользоваться злоумышленники или конкуренты. Для компаний это может грозить штрафами и судебными исками от клиентов за нарушение соглашений о неразглашении или законов о защите данных.
Проблему несанкционированного доступа, который может привести к утечке конфиденциальной информации, усиливают и сами сотрудники, когда делятся с коллегами логином и паролем от своего рабочего устройства. По данным опроса, так поступают 30% российских респондентов.
Цифровой бардак приводит не только к несанкционированному доступу к корпоративным документам, но и к организационным сложностям. Так, 48% опрошенных заявили, что у них возникают трудности с поиском нужных данных в корпоративных системах.
Эксперты рекомендуют принять следующие меры для борьбы с цифровым бардаком:
- Разработать и внедрить политики доступа к корпоративным ресурсам, в том числе к электронной почте и совместным папкам. Сотрудников, покинувших компанию, нужно отключить от всех корпоративных ресурсов.
- Регулярно обучать сотрудников правилам кибербезопасности и давать им возможность отрабатывать практические навыки.
- Создавать резервные копии данных и использовать шифрование файлов.
- Обучать сотрудников правилам создания устойчивых к взлому паролей, а также их безопасному использованию и хранению.
- Использовать надежное защитное решение, максимально подходящее под размер компании.